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Comment accroître l’efficience des établissements de santé ? Comment tirer le meilleur parti du numérique pour améliorer les parcours de soins des patients ? Des DSI des grands centres hospitaliers aux start-up qui montent, tour d’horizon de ceux qui font bouger les choses dans le domaine de la santé. Aujourd’hui, gros plan sur Whoog, solution d'aide aux remplacements imprévus basée sur le volontariat du personnel. Microsoft Ideas s’est entretenu avec son président et fondateur, Guerric Faure.

Qu’est-ce que Whoog ?

Guerric Faure : Whoog est une plateforme numérique automatisée de remplacements. C’est une solution web et mobile, accessible en mode SaaS.

Basée sur le volontariat des salariés et permettant également de recruter du personnel expert, Whoog s’adresse principalement aux professionnels de santé mais aussi aux personnels médicaux et techniques.

La solution est décomposée en cinq modules :

  • L’inscription, pour permettre aux personnels (internes et externes à l’établissement) de déposer une candidature en indiquant notamment le contour des missions qui les intéressent ;
  • Le recrutement, qui permet aux managers (cadres de soin, chefs de service, DRH) de valider l’inscription du personnel à travers un processus de recrutement digitalisé ;
  • La mission, qui permet aux managers de gérer de A à Z les besoins de remplacements : définition, envoi, réception, modification, validation. Ainsi les managers peuvent en quatre clics lancer une mission. Le système se charge de la diffusion de l’information à l’aide d’un algorithme apprenant pour trouver le plus rapidement possible le ou les remplaçants idéals. Whoog se positionne dans l’innovation du context aware computing.
  • La génération automatique de documents dématérialisés, qui a vocation à éditer intégralement des fiches de poste ou des contrats en CDD basés sur la convention collective des clients ;
  • Le pilotage, sur la base des statistiques d’utilisation de la mission chez nos clients et qui permet d’optimiser les remplacements en anticipant les besoins futurs.

« Trouver la bonne personne au bon moment, ce n’est pas évident et cela a un impact concret sur la bonne marche de l’entreprise »


Pete via Flickr / Licence CC BY 2.0

Comment avez-vous eu l’idée de Whoog ?

L’idée est venue lorsque j’étais salarié dans un groupe du secteur de l’énergie où il y avait  de gros problèmes de remplacements dans les filiales. Trouver la bonne personne au bon moment, ce n’est pas évident et cela a un impact concret sur la bonne marche de l’entreprise, la production, la génération de revenus supplémentaires et même sur l’image de marque de l’entreprise.

En partant de cette problématique, une équipe s’est constituée pour créer une proof of concept (POC). Au départ, notre sujet était la gestion de crise et plus spécifiquement le management des sauveteurs en mer. C’est d’ailleurs par eux que nous sommes rentrés dans la monde de la santé, fin 2014, en remportant les Trophées de l’innovation santé et autonomie à Paris au salon HIT. Ensuite, nous nous sommes rapprochés du CHU de Montpellier pour finaliser la réalisation du produit tel qu’il existe aujourd’hui.

En quoi ce service améliore-t-il l’efficience des établissements de santé ?

Je dirais que Whoog améliore l’efficience des établissements de santé sur trois corps de métiers bien distincts :

  • Les chefs de service : avant que l’on ne déploie la solution, les chefs de service passaient parfois plus de 50% de leur temps à trouver des remplaçants ou même à les faire eux-mêmes quand ils ne trouvaient personne de disponible. Cela leur évite donc de passer plein de coups de fil et cela simplifie également la négociation qui s’engage parfois entre le chef de service et l’agent pour le convaincre de venir travailler. Enfin, cela simplifie la partie administrative également !
  • Les agents : pour les agents, Whoog retourne complètement la manière dont cela fonctionnait avant puisque ce sont les salariés qui viennent à l’information, ce qui supprime de facto le délai de prévenance. Ce sont eux qui décident d’être disponibles ou pas. De plus, ils peuvent se déconnecter quand ils le veulent : c’est une vraie révolution. Enfin, cela permet aussi aux agents de bénéficier des primes de fin de mois (précarité, congés payés…) via les CDD, ce qui fait que notre solution est soutenue par les partenaires sociaux lorsqu’elle passe en CHSCT.
  • Les DRH : Whoog permet de diminuer les tensions sociales car tout le monde est gagnant, des chefs de service aux salariés, notamment grâce à ce droit à la déconnexion – un vrai remède anti burn-out. Nous avons finalement devancé la loi du 1er janvier 2017. La solution permet également une analyse des besoins et un pilotage simplifié, ce qui leur offre une meilleure visibilité. Elle réduit également le recours aux prestataires externes, ce qui diminue donc les coûts de remplacement : de 40€, nous le ramenons à 40 centimes ! Enfin, cela permet de fidéliser les agents – un facteur non négligeable lorsqu’il s’agit d’organiser un planning de remplacements…

Quels sont les clients qui font appel à vous ? Et quels sont leurs retours ?

Nous avons à la fois des clients du secteur public comme du secteur privé, de l’EHPAD aux CHU. Nous avons aussi des groupes de cliniques régionaux ou nationaux. En résumé, nous sommes déployés sur 60 sites et comptons plus de 58 000 utilisateurs.

Quant aux retours, ils sont très bons ! Tous les clients renouvellent leur confiance à la solution chaque année. Nous disposons de nombreux témoignages élogieux, comme celui du Directeur du CHU de Saint-Etienne, qui est également président de l’Association des Directeurs d’hôpitaux de France ou encore le Directeur Adjoint du CHU de Montpellier. Les cliniques privées sont également très satisfaites comme en ont témoigné la Directrice de la Clinique de la Casamance à Aubagne ou le Directeur des soins de l’Hôpital Européen.

Cette solution a-t-elle un impact sur le parcours patient ?

Elle a plus exactement un impact sur la qualité des soins délivrés aux patients car remplacer du personnel absent avec du personnel compétent qui a, de surcroît, envie de travailler, ça change tout !

Si un intérimaire arrive, il faut le former, il ne connaît pas les patients, ni le système d’information, ni les protocoles. Tandis que celui qui arrive en connaissant tout cela, c’est la garantie d’une meilleure prise en charge.

«Les agences d’interim traditionnelles ainsi que les nouvelles agences 3.0 sont venues vers nous pour savoir si elles pouvaient utiliser notre technologie !»

Pour être facilement utilisable par tous, tant du côté « diffuseurs » que « whoogers », on peut imaginer que la solution doit être relativement facile d’accès. Avez-vous particulièrement travaillé l’ergonomie de cette dernière ?

Absolument et c’est un point essentiel car nos utilisateurs finaux ne sont pas forcément technophiles, mais de tous âges et de toutes catégories socio-professionnelles. C’est pourquoi nous avons travaillé avec le laboratoire Dexis de TélécomParisTech.

Grâce à eux, nous avons pu tester pas mal de choses, comme des lunettes connectées pour voir comment les utilisateurs nous utilisent en mobilité. Tous ces retours nous ont permis d’améliorer, main dans la main, l’ergonomie de Whoog.

Techniquement, comment cela fonctionne-t-il ?

Si la solution est très simple d’usage, l’algorithme sur lequel elle est fondée est  complexe ! Whoog tire son efficience d’un algorithme de disponibilité, basé sur la contextualisation d’une personne dans un état donné.

Le but est de faire remonter en temps réel de nombreuses variables en croisant à la fois les liens sociaux, les compétences de lieu et de temps, etc. Techniquement, tout cela repose sur les serveurs Microsoft et notamment sur le cloud Azure.

En résumé, lorsqu’une demande est renseignée, le service identifie les personnes disponibles les plus compétentes pour y répondre. En fonction de l’urgence de la demande, le système peut même contacter directement les candidats par divers canaux.

Nous proposons une solution qui se substitue aux agences d’intérim ou de vacataires pour les établissements qui disposent d’une Direction des Ressources Humaines. D’ailleurs, les agences d’interim traditionnelles ainsi que les nouvelles agences 3.0 sont venues vers nous pour savoir si elles pouvaient utiliser notre technologie !

Quels sont vos projets pour l’avenir ?

Poursuivre notre développement commercial, à travers des accords cadre via des Groupements Hospitaliers de Territoires publics et des Grands Groupes Privés.

L’avantage aussi est que tout le monde connaît quelqu’un qui travaille, ou qui connaît quelqu’un qui travaille dans le domaine de la santé, du coup, par le bouche-à-oreille, on ricoche sur d’autres secteurs professionnels. Même si, pour le moment, nous restons concentrés sur le monde de la santé. Nous sommes contactés par des managers ou DRH dans d’autres secteurs d’activité qui veulent expérimenter notre solution.