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L'utilisation des données et leur analyse peuvent avoir un réel impact sur le travail quotidien de chacun. Comme éviter à tous de passer sa journée à répondre à des e-mails ou à assister à des réunions inutiles ?

Pour comprendre l’ampleur du gaspillage généré par les sollicitations abusives, les entreprises – et leurs salariés – de vingt-cinq pays différents se sont laissé tenter par le jeu proposé par VoloMetrix. Son logiciel a analysé les échanges professionnels en leur sein (objets des e-mails et calendriers des employés) afin d’étudier comment et à quelle fréquence les groupes de travail interagissent. Les résultats sont effarants.

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Innonder ses collaborateurs d'e-mails, une mauvaise idée


Jason Samfield / flickr.com / licence CC BY-NC-SA 2.0

8 heures par semaine consacrées à des réunions inutiles

Premier enseignement : certains salariés consacrent environ huit heures par semaine à des réunions et rendez-vous pour lesquels leur présence n’est pas indispensable. Sur les 7600 employés de Seagate Technology (entreprise spécialisée dans les disques durs), plusieurs groupes de travail, manifestement atteints de réunionite aiguë, perdaient pas moins de…20 heures par semaine !

Répondre aux e-mails de son manager : un travail à plein temps ?

Second enseignement de cette étude : des managers tirent la productivité de leurs équipes vers le bas, en les inondant d’e-mails au lieu de les aider à atteindre leurs objectifs. Dans une entreprise étudiée, certains managers vont « consommer » chaque semaine jusqu’à 400 heures de temps du travail de leurs collègues ! C’est « l’équivalent de 10 personnes travaillant à plein temps chaque semaine seulement pour lire les e-mails de leur manager et aller à ses réunions », évalue Chantrelle Nielsen, directrice de clientèle de VoloMetrix.

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Sebastien Wiertz / flickr.com / licence CC BY-ND 2.0

Contourner les activités chronophages : oui, mais comment ?

Le pire ennemi de la productivité est un simple bouton : la fonction « répondre à tous », qui fait perdre un temps précieux à la majorité des salariés impliquée dans la chaîne sans que cela ne soit vraiment nécessaire. Egalement mentionnée en tête de liste par une étude de l’Institut Easypanel : une mauvaise communication entre les équipes qui reposerait sur l’envoi systématique de mails au détriment d’une communication verbale et directe. Autre gaspillage pointé du doigt : une médiocre gestion du temps en réunion – celles-ci seraient souvent beaucoup trop longues pour être des moments de prise de décision.

Pour détecter et quantifier ces gaspillages, les outils de visualisation de données, tels que des « dashboards hebdomadaires » ou les rapports personnels – confidentiels –  sur la charge organisationnelle, offrent une aide précieuse. Et pour faire la chasse aux mails inutiles et autres activités chronophages, les applications de management ou de gestion de projets comme les réseaux sociaux d’entreprises peuvent se révéler très efficaces.