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Les indispensables évolutions des systèmes informatiques entrainent parfois un gaspillage d’énergie, de temps et d’argent, tant pour les employés de l’entreprise que pour les DSI elles-mêmes. Pourtant, des solutions existent pour éviter ces possibles écueils. Tour d’horizon.

Migration vers le cloud, amélioration de la sécurité, déploiement d’outils de collaboration en mobilité, gestion des devices… Si ces évolutions sont nécessaires voire indispensables pour la productivité et donc la compétitivité des entreprises, elles doivent également s’accompagner de solutions de communication pour s’adapter aux attentes des collaborateurs et des partenaires. Le livre blanc « Les 5 principaux problèmes de communication des DSI résolus », réalisé par Microsoft Office, livre quelques pistes.

Eviter que le changement ne perturbe les activités de l’entreprise en capitalisant sur l’existant

Les déploiements de nouveaux outils et autres mises à jour de systèmes nécessitent de gros efforts de préparation pour les DSI : selon une enquête Deloitte de 2014, 45 % du budget des DSI concerne le changement. Plusieurs mois de préparation sont parfois nécessaires pour développer une stratégie informatique solide et mettre en œuvre les nouveaux systèmes. Côté collaborateurs, la nécessité d’adaptation est également forte (nouvelles interfaces, nouvelles fonctionnalités, etc.).

Pour faciliter la transition, le livre blanc recommande d’adopter des solutions qui, sauf nécessité opérationnelle, s’adaptent voire se basent sur les technologies ou solutions déjà utilisées par les employées. Une approche plus en phase avec les usages qui permettra d’éviter de nombreuses pertes de temps voire… quelques énervements.

Se projeter dans le futur, sans tout chambouler

Les nouvelles solutions déployées visent à apporter une hausse de la productivité. A condition cependant que la résistance au changement ne soit pas plus forte que l’adaptation individuelle ou collective.

Pour éviter de créer un bouleversement permanent et continu, les DSI doivent donc penser aujourd’hui les besoins futurs des collaborateurs. En d’autres termes, discerner comment les solutions du marché pourraient – ou non – s’adapter à ces possibles évolutions.

Prévenir les problèmes d’incompatibilité à la source

L’incompatibilité entre les systèmes antérieurs et les nouveaux systèmes peut rapidement devenir un obstacle à la collaboration. Les solutions matérielles et logicielles sélectionnées par les DSI doivent être compatibles, et les applications doivent pouvoir se compléter. Si ce n’est pas le cas, le risque est clair :  créer de nouveaux problèmes en voulant résoudre les anciens.

Installer un système évolutif, composé de briques modulables, est une des meilleures façons de résoudre ces problèmes. Et c’est encore mieux si ces systèmes vous proposent de retrouver vos applications métier sur l’ensemble des plateformes, à l’instar de ce que propose par exemple Office 365.

Tester et adapter les solutions pour qu’elles répondent (vraiment) aux besoins des collaborateurs

Rares sont les solutions à répondre aux besoins spécifiques de tous les collaborateurs. Pourquoi, alors, ne pas tester ces quelques outils en condition réelle, afin d’affiner les besoins des équipes, si possible avec elles, ainsi que les applications qui pourraient y répondre ?